📚🤔La phase DEFINIR

C’est la première phase da la démarche DMAIC et comme son nom l’indique, elle va permettre de définir clairement le projet.

Les livrables

Les livrables principaux de cette première étape sont 1️⃣ la Chartre projet qui comprend entre autre:

• Une description du processus concerné,
• La Problématique,
• Les grandeurs de sorties appelés Y, indicateur du projet qu’il va falloir améliorer,
• Le(s) objectifs quantifiables, j’insiste sur le quantifiable : rappelez vous on ne peut améliorer ce que l’on ne mesure pas.
• Les avantages financiers,
• l’équipe projet et leurs rôles respectifs(sponsor, champion , etc.),
• un macro planning.

A la chartre projet viennent s’ajouter certains incontournables:

2️⃣Le SIPOC pour déterminer le périmètre, fixer les frontières du projet,

3️⃣La VOC (Voice of Customer) pour déterminer clairement ce que souhaite le client, traduire les volonté du client en Y quantifiables et mesurables.

Le client est roi, que sa volonté soit faite 😁, en tout cas on va travailler sur la faisabilité de sa volonté.

4️⃣ Une cartographie du processus.

On y ajoutera au gré des besoins des outils/livrables liés à la gestion de projet comme une QQOQCCP, une analyse SWOT, un RACI, un plan de communication, etc.

Déterminer les CTQ’s

😵 Les CTQuoi ? Les CTQ’s te dis-je. Les Critiqual To Quality, Ce sont les grandeurs mesurables qui expriment l’exigence d’un client envers le produit, et qui peuvent êtres mesurées.

• Ce qui est décisif pour le client au niveau de la qualité
• Un CTQ est une grandeur de sortie mesurable : Y
• Définie par le client et non un expert interne du processus.
  

Déterminer les Xi

Rappelez vous Y=f(X1,X2,X3,…), nous avons déterminer les donnéees de sorties Y, il faut maintenant trouver les prédicteurs aussi appelés paramètres influents : ce sont les X.

En phase Analyser, nous utiliserons les statistiques d’inférence afin d’évaluer la corrélation entre un ou plusieurs prédicteurs Xi sur une sortie Y.

Comment déterminer les différents Xi : A partir des Y bien sur. Une fois le ou les Y trouvés, on recherche les différents paramètres impactant ce Y. Comment par le biais d’atelier de recherche avec l’équipe projet.
Utiliser les outils tels que:
– Le brainstorming
– Une Value Stream Mapping
– La Résolution de problème
– Les 5 whys
– … Tout ce qui peut aider à trouver ces facteurs supposés influents.

ATTENTION: Cette étape est primordiale et doit être faite méticuleusement/ En effet si le/les facteurs influant la sortie du processus ne sont pas trouvés., on déroulera les M et A pour rien car on ne trouvera pas les paramètres influents en Analyse, le projet tombera à l’eau ou il faudra revenir en phase Définir 🤕

Mes conseils : lors des ateliers de recherche des Xi, il sera important de faire participer un maximum de personne en utilisant tout le panel possible : opérateurs production, chef d’équipe, opérateur maintenance, responsable process, etc. Un regard externe au processus peut être également intéressant car ne sera pas influencé par des acquis.

Aussi, utiliser des supports qui dynamisent les ateliers de recherches sont intéressants: paper board, frise de brown paper en faisant participer tout le monde.

Les enquêtes sur le terrain bien évidement sont non négociables 😀

Ce qu’il faut retenir

La phase DEFINIR est la phase de préparation de projet. Nous sommes tous d’accord, une bonne préparation de projet aura un impact important sur le déroulement de la suite.
Les axes les plus importants selon moi sont:
1️⃣ La relation avec le client afin de fixer le/les Y quantifiables, fixer une limite inférieur et/ou supérieur. Sans les limites on ne pourra pas calculer la capabilité du processus en phase MESURER or un projet lean 6 sigma a pour but premier d’améliorer la capabilité d’un processus. Utiliser la VOC.
2️⃣ Bien réaliser le SIPOC afin d’avoir un périmètre et des acteurs clairement définis.
3️⃣ Etre rigoureux lors de la recherche des paramètres influents, comme je l’ai déjà dit cette étape est dépendante de la réussite d’un projet Lean 6 sigma.

Ne pas oublier de clôturer la phase par une revue de fin de phase où les décideurs valident la chartre projet. La validation ou la non validation de la chartre sont le GO / NO GO de cette étape.